A la hora de organizar eventos, se deben de tener en cuenta muchas variables para que el resultado que obtengamos sea perfecto. Sin embargo, todas las empresas que se dedican a ejercer esta actividad se han visto envueltas en una situación nunca antes conocida con la crisis del coronavirus.

El primer evento en sufrir las consecuencias fue el Mobile World Congress. Ni sus organizadores, ni el resto del país (autoridades incluidas), contaban con que una crisis sanitaria mundial iba a llamar a nuestra puerta, confinándonos a todos en casa y provocando una parálisis económica sin precedentes. Después, la industria se ha visto abocada al aplazamiento y cancelación de eventos de toda índole y dimensión, una primavera sin música, sin deportes, sin festejos ni espectáculos.

Eventos online

Dado que no podemos reunirnos, hemos empezado a usar la tecnología como aliado. Multitud de webinars, eventos online y formaciones en streaming han surgido para dar continuidad al negocio. “Valoraremos más que nunca lo digital, pero también buscaremos – de manera selectiva – lo físico y presencial, porque las videoconferencias nos están recordando el valor de la mirada y el contacto humano”, explicaba Lucas Aisa, en su blog.

Pasos para afrontar la crisis

En todo modelo de negocio existen situaciones de crisis que debemos contemplar. La obtención de financiación, la falta de liquidez, los impagos, en definitiva, riesgos asumibles dentro del “terreno de juego” empresarial. En cambio, algunas variables de crisis son impredecibles de incluir en el “once titular” de nuestra estrategia de juego.

Ante esta situación, ¿qué podemos hacer para minimizar el impacto del Coronavirus COVID-19 en la celebración de Eventos?

1.Anticipación, como aliado

A la hora de organizar un evento se debe incluir en su planificación todas y cada una de las situaciones de crisis que por la naturaleza del mismo puedan darse. Desde la falta de personal, las inclemencias meteorológicas, el fallo de recursos técnicos, la baja de un ponente, un error de cálculo en la previsión del catering o un exceso o defecto de asistencia de público… estos son algunos ejemplos de problemas habituales que nos encontramos en la gestión de un evento. Pero, la llegada a una crisis sanitaria mundial, como es el coronavirus, ha irrumpido en la escena como un elefante en una cacharrería, arrasando con la etapa de prosperidad instaurada desde la Segunda Guerra Mundial. Esta crisis ha tensado tanto el fino hilo del que pendía el actual modelo capitalista, hasta terminar rompiéndolo.

La anticipación será fundamental para replanificar fechas de celebración, intentar mantener contratos, no solapar con otros eventos similares y poder mantener los mismos estándares de calidad que antes.

2. Adaptación al nuevo escenario, vital

La clave de la supervivencia del ser humano es la adaptación. Ya lo hemos hecho con el teletrabajo, al cual nos hemos habituado en tiempo récord dada su repentina y forzosa implantación en las organizaciones. Por lo tanto, cuando finalice el confinamiento nos tendremos que adaptar siguiendo las recomendaciones que dicten las autoridades sanitarias.

En un reciente estudio realizado por la El Observatorio Científico de Eventos de la Universidad Complutense, las primeras conclusiones obtenidas tras realizar la consulta entre profesionales del sector, coinciden en señalar que el COVID-19 supondrá un antes y un después en la realización de eventos en términos de necesidades para su realización. Por ejemplo, la disposición de gel sanitario en las zonas comunes del evento, el refuerzo de la limpieza o la disponibilidad de información sobre el virus in situ y en la web, son las medidas que se consideran más necesarias. Aunque dada la extremada velocidad con la que se suceden los acontecimientos y la naturaleza cambiante de esta crisis sanitaria, cualquier estudio realizado en la actualidad es difícil que sobreviva 24 horas con rigor.

3. Aplazamiento mejor que cancelación

Lo peor que le puede pasar a una empresa organizadora de eventos es la cancelación del mismo. No son solo meses de trabajo, es la ruina personificada. La suspensión de contratos de patrocinio, contratos con proveedores logísticos, tecnológicos y de producción, gastos de personal…. Y un sinfín más de partidas que figuraban en el plan de organización del evento: viajes, hoteles, publicidad, dietas, campañas en redes sociales, azafatas, grabación y edición de vídeos promocionales, gastos de cartelería, impresión, desarrollo de apps, CRM, producción de contenidos… un largo etcétera de pérdidas que impacta directamente en la economía del negocio, y, por ende, en la economía regional, nacional y mundial.

No celebrar un congreso ya planificado supone pérdidas millonarias que nadie quiere asumir. En consecuencia, el aplazamiento, aunque también supondría algunas pérdidas, es la opción menos dañina que la mayoría de organizaciones está llevando a cabo. Toda decisión tiene consecuencias. La cancelación es la última opción para todos los que organizamos.

4.Transparencia y comunicación, como vías

Uno de los mayores errores que se pueden cometer ante la gestión de una crisis es la falta de comunicación y transparencia. El silencio es el peor enemigo cuando uno se encuentra en el foco de atención de todas las miradas. Por lo tanto, se ha de mantener informado al público, a los clientes y a los proveedores.

Por ejemplo, algunas instituciones y organismos se han puesto manos a la obra para elaborar guías informativas de ayuda y acompañamiento a determinados colectivos como el de los autónomos y las pymes. Este tipo de iniciativas son fundamentales para superar la incertidumbre, vencer al estrés y no quedarse paralizados por el miedo ante la falta de actividad laboral y la percepción de ingresos.

5.Ante un problema, una gran solución

Hemos escuchado varias veces estos días que “toda crisis genera nuevas oportunidades”. Cuando todo esto pase, aquellos que hayan sabido anticiparse y reaccionar con rapidez desarrollando nuevas ideas de negocio, serán los que sobrevivan. Como dice Lucas Aisa en su blog,“a todos nos va a tocar elegir qué queremos ser. Si necesarios, deseables o prescindibles. Los que no lo piensen serán seguramente, como poco, sustituibles. Porque esto nos va a obligar a cambiar el discurso, a cambiar nuestra forma de relacionarnos, a cambiar nuestra propuesta de valor, a repensar y reescribir nuestro propósito».